Logo Academie voor gedragsverandering

Blog

16. Vervang efficiëntie door effectiviteit

Efficiënt is niet hetzelfde als effectief. Toch worden deze begrippen vaak door elkaar gebruikt. Je kunt efficiënt zien als de kortste route tot het doel en effectief als het doel ook echt raken. Veel organisaties willen efficiënt werken. Maar daarbij schieten ze geregeld het doel voorbij.

Ik kom in een grote organisatie waar men bezig is met een groot cultuurtraject (meer autonomie om sneller en persoonlijker de klant te bedienen). Een extern bureau heeft geholpen met het opstellen van het nieuwe merk. Kleuren, slogans, waarden, beelden, alles was uit de kast gehaald om het nieuwe merk tot leven te brengen. De medewerkers en partners zijn enigszins op de hoogte gebracht en gehouden, en via dit cultuurtraject worden de medewerkers volop ondergedompeld in het nieuwe merk. ‘Zij zijn het merk’, heeft een van de directeuren enthousiast geroepen.
Omdat er haast geboden is, rolt men het traject gefaseerd uit: top-down en via de lijn. Voor alle betrokken middel-managers is er een persoonlijke coach en er is een begeleidingsteam op de achtergrond beschikbaar om het traject te realiseren.
Tijdens een bijeenkomst van het begeleidingsteam onder leiding van de verantwoordelijke directeur gaat het ongeveer als volgt:
‘en dan doen we die activiteit daar –kun jij dat regelen?-, zodat we dan gelijk op intranet dit kunnen plaatsen en dan kunnen de middel-managers gelijk de volgende dag het verhaal tijdens de ontbijtsessie aan hun medewerkers vertellen. We verzamelen gelijk de vragen uit die sessies en geven nog diezelfde dag de antwoorden terug, … laten we er het tempo inhouden. Het gaat nu lekker.’

Efficiëntie centraal?
Wat je hier ziet is dat efficiëntie centraal staat. Uiteraard goed bedoeld, lekker doortastend, ervan uitgaand dat efficiënt ook effectief is. En laat dat nu net niet het geval zijn. Want ook hier geldt dat haastige spoed zelden goed is. De meeste planningsmodellen en methodieken zijn eigenlijk veredelde tijdsregistratiemachines, die snelheid stimuleren door samenhang tussen activiteiten in de tijd te brengen. Met als gevolg veelal ineffectieve consequenties die vervolgens hersteld moeten worden. De beoogde efficiëntie verdwijnt dan als sneeuw voor de zon. Wel is het meestal zo dat als ongewenst neveneffect van een dergelijke aanpak de verhoudingen verslechteren en het onderlinge wantrouwen toeneemt. Bijvoorbeeld medewerkers doen niet gelijk wat er van hun verlangd wordt waardoor er irritatie en frustratie ontstaat met allerlei onaardig gedrag als gevolg. Wat ook weer om hersteltijd en -activiteiten vraagt.
Door de hoge snelheid, zeker in het begin, is er gewoonweg te weinig verwerkingstijd voor de medewerkers, waardoor alle informatie, activiteiten en voorgenomen voorstellen landen op onvruchtbare aarde.
Zo zie je dat de efficiënte werkwijze paradoxaal genoeg haar eigen vertraging oproept.

Sturen op effectiviteit leidt tot meer efficiëntie
Het werkt wel andersom. En dat begint bij de medewerkers: Welk gedrag vertonen zij nu, welke karakteristieke patronen zijn er bij hen, wat zijn hun wensen en behoeften, welke ontmoetingen hebben zij met externe stakeholders, waar lopen zij tegenaan en heel belangrijk, hoe typeren zij hun organisatie?

In het begin leidt deze aanpak altijd tot vertraging, en dat is voor de efficiëntie-stuurders meestal de reden is om hier snel overheen te stappen of nog erger, deze aanpak te torpederen. Dan is het zaak om tegen deze valkuil op te staan. De paradox is namelijk: vertraag aan het begin om gaandeweg te versnellen. Betrek vanaf de start de medewerkers, zodat er constructieve samenwerking ontstaat. Het gevolg is dat managementwoorden als commitment, betrokkenheid en loyaliteit ‘vanzelf’ in gedrag ontstaan. En dat leidt dan tot de gewenste effectiviteit en vervolgens de efficiëntie.

Boek: Beweging in Gedrag
Opleidingen: Gedragsbeïnvloeding door communicatie en Gedragsverandering in organisaties.

Eerdere blogs:

15. De kracht van relationele zorgvuldigheid 

14. De kracht van naar de zijkant kijken

13. De kracht van het winnaarseffect

12. De kracht van de territoriumbewaker

11. De kracht van identificatie

10. De kracht van insluiten

9. De ander bepaalt

8. Van extrinsieke naar intrinsieke motivatie

7. Hoe en waar begin je met gedragsverandering

6. Identificatie en beïnvloeding

5. Versnellers en vertragers van gedragsverandering

4. Waarom cognitieve informatie zelden tot gedragsverandering leidt

3. Samenwerken en gedrag

2. Gedragsverandering begint bij gedrag

1. Papier of praktijk

naam  
e-mail*  
tel.nr  
onderwerp  
bericht  
antispam   (vul hier 'ja' in)
   

Een webdesign van Reclamebureau Ontwerpfabriek Hilversum